Términos y condiciones

Lo esencial, en cinco puntos

• Se paga por mes, por adelantado y sin permanencia. No hay contrato de un año ni penalización por irse. Dejas de pagar y se acabó.
• Tus expedientes son tuyos, y nunca se retienen. Puedes descargarlos completos en cualquier momento, incluso con la cuenta suspendida por falta de pago.
• Antes de bloquear nada, se avisa. Hay siete días de margen desde el vencimiento antes de perder la capacidad de registrar, y otros cuatro antes de la suspensión.
• El precio no sube por sorpresa. Si tienes un precio especial con fecha de fin, la aplicación te avisa 30 días antes.
• Aureus custodia, el gimnasio responde. De los datos de tus pacientes respondes tú ante ellos; Aureus es quien los guarda por encargo tuyo.

1 · Quién es quién

Aureus Fitness Coach («Aureus», «nosotros») es un software de gestión para gimnasios y entrenadores, operado desde Panamá.

El gimnasio («tú», «el cliente») es la persona o empresa que contrata el servicio y crea la cuenta. Quien registra el gimnasio es su dueño y tiene el control administrativo: es quien crea las cuentas de su equipo y quien responde por lo que ese equipo haga dentro.

El cliente del gimnasio —la persona que entrena, el paciente— no es cliente de Aureus y no tiene cuenta aquí. Su relación es con su gimnasio.

2 · Qué se contrata

El acceso a la aplicación con los límites del plan elegido: cuántos clientes puedes registrar y cuántas cuentas para tu equipo. Los límites de cada plan están en la página de precios, que forma parte de estos términos.

Los dos límites no funcionan igual, y conviene saberlo antes de contratar: el de cuentas de equipo se aplica —al llegar al tope no se puede crear otra—, mientras que el de clientes avisa pero no bloquea, para que nunca te quedes sin poder registrar a alguien que tienes delante en el mostrador.

Medical 360 es una extensión opcional que añade el expediente clínico, la valoración médica de ingreso y el seguimiento de composición corporal. Requiere un plan con roles de equipo — en el plan individual no está disponible, porque el expediente clínico se apoya en la separación entre quien atiende y quien entrena.

Lo que Medical 360 NO incluye: Aureus no se conecta con aparatos de medición de ningún tipo. Los datos de composición corporal se escriben a mano, copiándolos de la hoja que imprime el aparato. Si esperas que la máquina envíe los datos sola, este producto no hace eso.

Aureus es un software de gestión. No es un dispositivo médico, no diagnostica, no prescribe y no sustituye el criterio de un profesional de la salud. Las decisiones clínicas son de quien esté autorizado a tomarlas en tu gimnasio.

3 · La prueba gratuita

Al registrarte tienes 14 días de prueba, sin tarjeta y con todas las funciones del plan que elijas. No se pide ningún dato de pago para empezar, así que no hay nada que cancelar: si no pagas al terminar la prueba, la cuenta simplemente deja de permitir registrar información nueva.

Lo que metas durante la prueba es tuyo y sigue ahí si decides continuar.

4 · Cómo se paga

La suscripción es mensual y por adelantado. Se cobra en la fecha de aniversario de tu gimnasio: si te registraste un día 18, tu pago vence cada día 18.

El pago se hace por transferencia de Yappy al número +507 6331-5485, y después se nos avisa con el comprobante. En cuanto lo confirmamos, tu cuenta queda al día y recibes un correo dejándolo por escrito.

Aureus no procesa pagos ni guarda datos bancarios. No hay tarjeta domiciliada, no hay cobro automático, y nunca vemos ni almacenamos números de tarjeta ni de cuenta. El registro del pago lo hacemos nosotros a mano al confirmar tu transferencia.

Como el registro es manual, puede pasar un rato entre que transfieres y que tu cuenta aparece al día. En la pantalla Tu suscripción tienes un botón para comprobarlo en el momento.

5 · Qué pasa si un pago se atrasa

Nada de golpe y nada por sorpresa. Esta es la escala completa, y es la que la aplicación aplica de verdad:

Consultar y descargar nunca se bloquea, en ningún momento. Ni siquiera con la cuenta suspendida. Tus expedientes no se retienen nunca como forma de presión para cobrar: son de tu gimnasio y de tus pacientes.

En cuanto se registra el pago, todo vuelve a funcionar sin que haya que rehacer nada.

6 · Precios y cambios de precio

Los precios son los publicados en la página de precios y se expresan en dólares estadounidenses.

Si tienes un precio especial acordado —por ejemplo, como cliente fundador— se respeta hasta la fecha pactada. La aplicación te avisa 30 días antes de que ese precio termine, diciéndote a cuánto pasará la mensualidad. Nunca te enteras el día del cobro.

Un cambio en los precios de lista se avisa con al menos 30 días de antelación y nunca se aplica a un mes ya pagado. Si no estás de acuerdo con el precio nuevo, puedes darte de baja antes de que entre en vigor.

7 · Devoluciones y bajas

Puedes darte de baja cuando quieras, sin penalización y sin dar explicaciones. Basta con escribirnos a privacidad@aureuscoach.com.

No hay devoluciones por meses empezados. El mes que ya pagaste lo usas hasta el final —con todas las funciones— y simplemente no se te vuelve a cobrar. Como el cobro es manual y por adelantado, no existe ningún cargo recurrente que haya que detener.

Si al darte de baja detectamos que hubo un cobro por error —un mes cobrado dos veces, un pago registrado que no era tuyo— se devuelve, evidentemente. Lo que no se devuelve es un mes que contrataste y decidiste no usar.

8 · Tu información cuando te vas

Descarga primero, siempre. Antes de darte de baja puedes descargar toda tu información desde la propia aplicación: clientes, expedientes, medidas, planes, agenda, equipo y recibos, en un archivo. Esa descarga funciona en cualquier momento, también con la cuenta suspendida.

Después de la baja, tus datos se conservan 90 días por si cambias de opinión o necesitas recuperar algo. Pasado ese plazo se borran de forma permanente y no hay manera de recuperarlos.

Ese plazo existe por una razón concreta: guardar indefinidamente expedientes médicos de pacientes cuyo gimnasio ya no es cliente sería custodiar información sensible sin ningún motivo. Si prefieres que se borre antes, dilo y se borra.

9 · Tus obligaciones

• Usar el servicio conforme a la ley, y en particular respetar la normativa panameña de protección de datos personales (Ley 81 de 2019) respecto de tus clientes y pacientes.
• Recoger el consentimiento de tus clientes para guardar su información de salud. Aureus te da la herramienta; el consentimiento lo pides tú, porque la relación con el paciente es tuya.
• Cuidar las cuentas de tu equipo. Tú las creas y tú las suspendes cuando alguien deja de trabajar contigo. Lo que haga una cuenta de tu gimnasio se considera hecho por tu gimnasio.
• No compartir contraseñas entre personas. Cada quien tiene su cuenta, y por eso la aplicación obliga a cambiar la contraseña provisional en el primer acceso: para que cada quien responda por lo que hace.
• No intentar acceder a datos de otros gimnasios, ni sortear los límites del plan, ni usar el servicio para enviar comunicaciones no solicitadas.

10 · Nuestras obligaciones

Qué prometemos:

• Mantener el servicio disponible y trabajar para restablecerlo lo antes posible si se cae.
• No retener nunca tu información, pase lo que pase con el pago.
• Avisarte de las paradas planificadas con antelación, cuando dependan de nosotros.
• Guardar tus datos separados de los de otros gimnasios, con las medidas técnicas descritas en la política de privacidad.
• No usar tu información para nada que no sea prestarte el servicio. Sin publicidad, sin venta de datos, sin entrenamiento de modelos de inteligencia artificial.

Qué NO prometemos, dicho claro: no garantizamos un porcentaje concreto de disponibilidad mensual. Aureus se apoya en proveedores de infraestructura de terceros y una caída suya nos afecta. En vez de prometer un número que hoy no podríamos medir ni demostrar, preferimos comprometernos con lo de arriba, que sí podemos cumplir.

11 · Soporte

Dentro de la aplicación tienes Reportar un problema, que nos llega directamente. También puedes escribir a privacidad@aureuscoach.com.

Atendemos en horario de Panamá y en días hábiles. No hay soporte 24/7 ni número de emergencia: somos un equipo pequeño y preferimos decirlo antes que prometerlo.

12 · Responsabilidad

Aureus responde por el correcto funcionamiento del software que presta y por la custodia de la información que le confías, en los términos descritos aquí y en la política de privacidad.

Aureus no responde por:

• Las decisiones clínicas o de entrenamiento que tome tu gimnasio, que son responsabilidad de quien las toma.
• La exactitud de la información que tu equipo introduce. Si alguien teclea mal un dato, el software lo guarda tal cual.
• El uso que tu equipo haga de sus cuentas, incluidas las de personas que ya no trabajen contigo y cuya cuenta no hayas suspendido.
• Pérdidas derivadas de no haber descargado tu información antes de una baja o de terminar el plazo de conservación.

En cualquier caso, y salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad económica de Aureus frente al gimnasio está limitada al importe de las mensualidades pagadas en los últimos tres meses.

13 · Suspensión por nuestra parte

Además de la suspensión por falta de pago descrita en el punto 5, podemos suspender una cuenta si detectamos un uso que ponga en riesgo a otros gimnasios o a los datos de pacientes: intentos de acceder a información ajena, envío masivo de correo no solicitado, o cualquier uso ilícito.

Salvo que la urgencia lo impida, avisamos antes y explicamos el motivo. Y también en ese caso la descarga de tu información sigue disponible.

14 · Cambios en estos términos

Si cambiamos estas condiciones de forma que afecte a lo que aceptaste —precios, plazos, qué pasa con tus datos— te avisamos con al menos 30 días de antelación y subimos el número de versión.

La versión que aceptaste queda registrada junto a tu cuenta, con su fecha. Si no estás de acuerdo con la versión nueva, puedes darte de baja antes de que entre en vigor, sin penalización.

Las correcciones que no cambian el fondo —una errata, una frase más clara— no suben la versión.

15 · Ley aplicable

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Panamá. Para cualquier controversia, las partes se someten a los tribunales de la ciudad de Panamá, renunciando a cualquier otro fuero.

Si algún punto de estos términos resultara inválido, el resto sigue en vigor.

16 · Contacto

Para cualquier asunto relacionado con el contrato, el cobro o una baja, escribe a privacidad@aureuscoach.com desde el correo con el que registraste tu gimnasio.

Para asuntos de datos personales —ver, corregir o borrar información— la vía está en la política de privacidad.